Det må du se

Store dele af Gribskov Arkivs samlinger kan du uden videre få lov til at se på arkivet. Men en del af vores arkivalier indeholder fortrolige oplysninger. De er beskyttet af en tidsfrist. De allerfleste lokalhistoriske arkivalier kan du frit benytte. I enkelte tilfælde kan den, der har afleveret materialet til arkivet, have lagt begrænsninger på brugen af det.
Kommunale arkivalier, der ikke indeholder fortrolige oplysninger, kan frit benyttes, når de er 20 år. Arkivalier, der indeholder fortrolige oplysninger om enkeltpersoner, kan frit benyttes, når de er 75 år.

Søg om adgang til materiale med tidsfrist

Hvis du vil se arkivalier med tidsfrist, skal du søge om det skriftligt. Du kan enten sende en ansøgning til arkivet via digital post, eller du kan ansøge på papir. Vi behandler ikke mundtlige ansøgninger eller ansøgninger på almindelig e-mail.

Ansøgningen

Din ansøgning skal indeholde oplysninger om arkivskaber, arkivserie og periode og evt. løbenummer eller journalnummer, hvis du kender dette. Desuden skal du oplyse, hvorfor du vil se det pågældende materiale. Formålet kan være

  • at søge oplysninger om dig selv eller din nærmeste familie
  • slægtsforskning
  • studieopgaver, artikler og bøger
  • publicering, dvs. reproduktion af materialet, fx som illustration i en bog
  • andet – skal beskrives nærmere i ansøgningen

Ordforklaring

  • Arkivskaber: den, der oprindeligt har samlet eller skabt arkivalierne. Det kan fx være en kommunal forvaltning, en skole, en privatperson, en virksomhed eller en forening
  • Arkivserie: den overordnede enhed, som arkivalierne indgår i, fx journalsager, eksamensbeviser eller breve
  • Periode: det tidsforløb, som arkivalierne dækker – en årrække eller et konkret år
  • Løbenummer: arkivalierne er pakket i æsker, der har et løbenummer
  • Journalnummer: kommunens sager har et nummer, der identificerer dem

Hvis du ikke kender de relevante oplysninger, der skal bruges til at søge adgang, kan arkivets personale hjælpe dig med at finde dem.

Sådan behandler vi din ansøgning

Når vi modtager en ansøgning om adgang til arkivalier med tidsfrist, finder vi det pågældende materiale frem og vurderer, om dit formål svarer til arkivaliernes indhold og reglerne i arkivloven. Hvis du får tilladelse til at se materialet, får du en skriftlig adgangstilladelse, som du skal underskrive og medbringe den dag, du kommer for at se arkivalierne. I tilladelsen står, at du har tavshedspligt om oplysningerne i det pågældende materiale. Du kan i visse tilfælde fritages fra tavshedspligten.

Søg om aktindsigt

Hvis du har brug for arkivmateriale til andre formål end de ovennævnte, fx til en klagesag, skal du søge om aktindsigt efter forvaltningsloven, offentlighedsloven eller retsplejeloven. Du skal henvende dig til kommunen, som derefter får tilsendt materialet fra arkivet. Det er den kommunale forvaltning, der afgør sagen.

Adgang eller aktindsigt

Hvis du ikke ved, om du skal søge adgang efter arkivloven eller aktindsigt efter anden lovgivning, så spørg os. Vi hjælper gerne med at afklare dit behov.