For forvaltningen

 

Arkivalier – hvad er det?

Arkivalier er alle data og dokumenter, som kan dokumentere Gribskov Kommunes virksomhed og historie. Arkivalier kan være elektroniske, typisk it-systemer, eller dokumenter, kort og tegninger på papir. Det kan også være fotos, lyd eller video.

Næsten al dokumentation ligger i dag i it-systemer. Nutidens arkivalier er især elektroniske data, filer, fagsystemer og ESDH-systemer, der bruges til daglig i kommunens arbejde. Det gælder både den centrale forvaltning og de enkelte institutioner som eksempelvis plejecentre og vuggestuer.

Arbejdet i Gribskov Kommune bliver dokumenteret i mange forskellige systemer. De optræder som sager, notater, registre og lignende. Det gavner kommunens interne videndeling, og det er også påbudt i lovgivningen, herunder

  • forvaltningsloven
  • offentlighedsloven
  • persondataloven
  • arkivloven

Når data i systemerne ikke længere er aktuelle, kan de tages ud af administrativ brug. Derefter kasseres de eller afleveres til Gribskov Arkiv. Arkivloven sætter rammerne for, om arkivalier må kasseres eller skal bevares. Det er også arkivloven, der fastsætter, hvordan data fra it-systemer skal konverteres for at kunne bevares for eftertiden.