Aflevering til arkivet – it-system

Uanset om arkivmateriale findes på papir eller digitalt, er det underlagt arkivlovens bestemmelser om bevaring og kassation. Gribskov Arkiv vejleder forvaltningen om disse bestemmelser.

Arkivering af IT-systemer er et stærkt reguleret område, hvor bevaringsværdige data fra it-systemer afleveres til Gribskov Arkiv som såkaldte arkiveringsversioner. Arkiveringsversioner er systemuafhængige. Dermed sikres det, at data kan tilgås i fremtiden uanset styresystemer og teknologisk udvikling.

Hvad skal afleveres?

Det er ikke alle it-systemer, der skal afleveres. En række bekendtgørelser fastslår, hvad der skal bevares og dermed afleveres til arkiv, og hvad der skal kasseres. Det er Rigsarkivet der udarbejder bekendtgørelserne, som kan findes på Rigsarkivets hjemmeside. Gribskov Arkiv rådgiver Gribskov Kommune om bevaring og kassation.

It-arkivering er dyrt

Når man anskaffer et it-system, der skal behandle bevaringsværdige data, er det vigtigt at sikre sig, at leverandøren kan og vil lave et dataudtræk, der kan danne grundlag for en arkiveringsversion. Det kan være en god idé at spørge leverandøren, om denne kan lave en arkiveringsversion i henhold til gældende lovgivning, af data i systemet. Det vil desuden være hensigtsmæssigt at få et prisestimat på opgaven. Begge dele bør indgå i kontrakten med leverandøren.

Hvornår skal der laves en arkiveringsversion?

Fremstillingen af arkiveringsversioner skal senest ske inden der slettes i et system i henhold til de anmeldte sletningsfrister, eller inden systemet slettes, fordi det er taget ud af administrativ brug.

Der afleveres typisk med faste, årvise intervaller, fx hvert 5. år. Intervallet afhænger af sletningsreglerne og af systemets karakter i øvrigt. Gribskov Arkiv fastsætter tidspunkterne for arkivering i samarbejde med forvaltningen.

Forberedelse af aflevering

Afleveringsforberedelsen begynder allerede i forbindelse med implementering af et IT-system. En arkiveringsversion indeholder udover data også dokumentation om systemets anvendelse. Den systemansvarlige skal sikre sig, at procedurer for anvendelse af systemet er beskrevet, og at den faktiske anvendelse bliver dokumenteret gennem hele systemets levetid.