Aflevering til arkivet – papir

Uanset om arkivmateriale findes på papir eller digitalt, er det underlagt arkivlovens bestemmelser om bevaring og kassation. Gribskov Arkiv vejleder forvaltningen om disse bestemmelser.

I dag er arkivdannelsen primært digitalt, men der produceres stadig få papirarkivalier. Både disse og allerede eksisterende papirarkivalier skal afleveres til Gribskov Arkiv. Det er både forvaltningen – centre og fagområder – og institutioner såsom skoler og plejecentre, der skal aflevere.

Hvad skal afleveres?

Det er ikke alt papir, der skal afleveres. En række bekendtgørelser fastslår, hvad der skal bevares og dermed afleveres til arkiv, og hvad der skal kasseres. Det er Rigsarkivet der udarbejder bekendtgørelserne, som kan findes på Rigsarkivets hjemmeside. Gribskov Arkiv rådgiver Gribskov Kommune om bevaring og kassation.

Hvornår skal der afleveres?

Papirarkivalier må afleveres til Gribskov Arkiv, når de er udgået af administrativ eller retlig brug. Arkivet modtager altså ikke materiale, der stadig bruges aktivt i forvaltningen.

Der må kun afleveres papirarkivalier efter forudgående aftale med stadsarkivar Pernille Sonne.

Hvordan foregår en aflevering?

Aflevering skal ske i større sammenhængende og afgrænsede enheder af materiale. Det er fx en hel journalperiode fra en forvaltning/større enhed. Det kan også være en årrække af bevaringspligtige personsager.

Centeret, fagområdet eller institutionen skal selv ordne og pakke det materiale, der skal afleveres. Gribskov Arkiv modtager ikke uordnet materiale, men rådgiver om, hvordan materialet skal sorteres, pakkes og registreres, herunder hvad der skal bevares, og hvad der skal kasseres. Kontakt arkivet, når afleveringen forberedes.

Det er forvaltningerne og institutionerne selv der afholder alle udgifter til aflevering af arkivalier til arkivet.