God arkivskik

Arkivmæssige hensyn – god arkivskik

Alle enheder i Gribskov Kommune, såvel centre som institutioner, har pligt til at passe godt på deres arkivalier, allerede før de bliver arkiveret. Det kaldes at varetage arkivmæssige hensyn.

Gribskov Arkiv har pligt til at føre tilsyn med, at kommunen varetager arkivmæssige hensyn.

Dokumenter og it-systemer skal behandles sådan, at de kan overdrages til Gribskov Arkiv og her stilles til rådighed for myndigheder, offentligheden og forskere.

Hold orden – vær systematisk

Forvaltningen skal holde orden på sine dokumenter og data. Det gør det muligt hurtigt at finde den information, man har brug for, både i det daglige arbejde, og når informationen er blevet arkiveret. Det kræver fokus på god sagsdannelse, journalisering samt korrekt anvendelse af ESDH-systemer og fagsystemer.

Arkivmæssige hensyn skal varetages fra arkivaliets begyndelse som administrativt redskab, gennem dets liv i forvaltningen, til det er afleveret til Gribskov Arkiv og godkendt af arkivet.