Forvaltningen og arkivet

Arkivalier er alle data og dokumenter, som kan dokumentere Gribskov Kommunes virksomhed og historie. Arkivalier kan være elektroniske, typisk it-systemer, eller dokumenter, kort og tegninger på papir. Det kan også være fotos, lyd eller video.

Næsten al dokumentation ligger i dag i it-systemer. Nutidens arkivalier er især elektroniske data, filer, fagsystemer og ESDH-systemer, der bruges til daglig i kommunens arbejde. Det gælder både den centrale forvaltning og de enkelte institutioner som eksempelvis plejecentre og vuggestuer.

Arbejdet i Gribskov Kommune bliver dokumenteret i mange forskellige systemer. De optræder som sager, notater, registre og lignende. Det gavner kommunens interne videndeling, og det er også påbudt i lovgivningen, herunder

 

  • forvaltningsloven
  • offentlighedsloven
  • persondataloven
  • arkivloven

Når data i systemerne ikke længere er aktuelle, kan de tages ud af administrativ brug. Derefter afleveres de til Gribskov Arkiv, hvis de er bevaringsværdige. Ellers kasseres de. Arkivloven sætter rammerne for, om arkivalier skal bevares eller må kasseres.

Når data i it-systemer skal afleveres til arkiv, skal de konverteres til arkivformat for at kunne bevares for eftertiden. Denne proces er også reguleret af arkivlovgivningen.

Det er forvaltningens ansvar, at dokumentationen lagres, bruges og opbevares korrekt, og at data og dokumenter bliver afleveret rigtigt til arkivet. Gribskov Arkiv rådgiver forvaltningen om dette og har en meget stor andel i selve arkiveringen.

Forvaltningens brug af arkiverede data og dokumenter

Gribskov Arkivs arkivalier kan stadig bruges af forvaltningen under hensyntagen til reglerne i arkivloven. Kontakt arkivet på arkiv@gribskov.dk, hvis du skal bruge en sag eller ønsker rådgivning om arkivrelaterede emner.

Luk menu