Arkivalier – hvad er det?

Arkivalier er alle data og dokumenter, som kan dokumentere Gribskov Kommunes virksomhed og historie. Arkivalier kan være elektroniske, typisk it-systemer, eller dokumenter, kort og tegninger på papir. Det kan også være fotos, lyd eller video. Næsten al dokumentation ligger i dag i it-systemer. Nutidens arkivalier er især elektroniske data, filer, fagsystemer og ESDH-systemer, der bruges i det daglige arbejde i forvaltningen. Det gælder både centralt og de enkelte institutioner som eksempelvis  plejecentre, vuggestuer og skoler. Også beslutningsprotokoller fra byrådsmøder og møder i politiske udvalg ender til sidst i arkivet.

Forvaltningen og arkivet

Arbejdet i Gribskov Kommune bliver dokumenteret i mange forskellige systemer. De optræder som sager, notater, registre og lignende. Det gavner kommunens interne videndeling, og det er også påbudt i lovgivningen, herunder

  • forvaltningsloven
  • offentlighedsloven
  • persondataloven
  • arkivloven

Når data i systemerne ikke længere er aktuelle, kan de tages ud af administrativ brug. Derefter kasseres de eller afleveres til Gribskov Arkiv. Arkivloven sætter rammerne for, om arkivalier må kasseres eller skal bevares. Det er også arkivloven, der fastsætter, hvordan data fra it-systemer skal konverteres for at kunne bevares for eftertiden.

Det er forvaltningens ansvar, at dokumentationen lagres, bruges og opbevares korrekt, og at data og dokumenter bliver afleveret korrekt til arkivet. Gribskov Arkiv rådgiver forvaltningen om dette og har en meget stor andel i selve arkiveringen.

Vil du vide mere?

Ansatte i Gribskov Kommune kan læse mere om arkiv og arkivalier på kommunens intranet. Her kan du finde oplysninger om aflevering til Gribskov Arkiv, og om hvordan du får adgang til afleverede sager og systemer.

Hvis du er ansat i kommunen og ønsker at se en sag af private grunde, skal du bruge arkivet på lige vilkår med andre borgere. Læs mere her.

 

Luk menu